Fallstudie · Kran und Schwerlast
Software für einen Kranbetrieb: Fuhrpark, Lager, Einkauf und Abrechnung in einem System
Die Betriebsplattform ist eine individuell entwickelte Software, mit der ein Kran- und Schwerlastbetrieb Projekte, Fuhrpark, Personal, Lager, Einkauf und Abrechnung in einem System führt – ergänzt um eine Mitarbeiter-App. Sie ist täglich im Einsatz und wird laufend erweitert. Ein vergleichbares System entwickeln wir auch für Ihren Betrieb: nach kostenloser Analyse zum Festpreis.
Ausgangslage: Excel-Listen, Messenger und Fristen, die zu spät auffallen
Der Betrieb setzt Krane und Schwerlastfahrzeuge an wechselnden Einsatzorten ein, unter anderem bei Windkraftanlagen. Die Informationen dazu lagen an vielen Stellen: in Excel-Listen, E-Mails, Messenger-Chats und auf privaten Handys.
Wer wissen wollte, welcher Kran nächste Woche frei ist, musste mehrere Listen abgleichen. Für die Monatsabrechnung mussten Tagesberichte in die Excel-Vorlagen der Auftraggeber übertragen werden.
Woran es im Alltag hakte
- Die Verfügbarkeit der Krane war über mehrere Excel-Listen verteilt.
- Abgelaufene Prüffristen und Zertifikate fielen zu spät auf.
- Die Monatsabrechnung nach den Excel-Vorlagen der Auftraggeber war aufwendig.
- Hubpläne und Dokumente lagen verteilt auf WhatsApp, E-Mail und privaten Handys.
- Der Mehrverbrauch einzelner Fahrzeuge war ohne Vergleich nicht sichtbar.
Lösung
Eine Plattform mit 24 Bereichen
Jeder Bereich hat eine eigene Rechteverwaltung, die Lager sogar einzeln. Dazu gehören unter anderem Karte, Projekte, Planung, Fahrzeuge und Ausrüstung, Personal, Lager, Einkauf, Leistungsabrechnung, Berichte als Excel und PDF, Schichten und Arbeitszeit, Störungen, Kraftstoff, Aufgaben und ein KI-Assistent.
Projekte und Planung
Jede Windkraftanlage ist eine eigene Einheit im Projekt. Krane, Ausrüstung und Personal plant die Disposition im Kalender per Drag & Drop; Überschneidungen prüft das System.
Fuhrpark, Personal und Fristen
Prüfungen und Versicherungen jedes Fahrzeugs in einer Warnübersicht: Abgelaufenes rot, bald Fälliges gelb. Zertifikate der Mitarbeiter haben eine Ablaufwarnung.
Tankkarten-Schnittstelle
Die Tankvorgänge zweier Tankkarten-Anbieter kommen per Schnittstelle (API) ins System. Das Kennzeichen ordnet sie dem Fahrzeug zu, die Tankstelle erscheint auf der Karte.
Abrechnung nach Kundenvorlage
Die Leistungsabrechnung entsteht als Excel-Datei exakt im Aufbau der zwei Vorlagen, die die Auftraggeber vorgeben. Die Excel-Summe stimmt auf den Cent mit der Summe im System überein.
Lager mit QR-Code
Handykamera auf den QR-Code am Regal, dann Entnahme, Leihgabe oder Wareneingang buchen – auch per Sprache. Ein Sammelkorb fasst Material aus mehreren Regalen zusammen; QR-Etiketten druckt das System gesammelt als PDF.
Einkauf mit Freigaben
Werkstatt, Lager und Baustelle stellen Anforderungen direkt im System. Freigegeben wird je Position, danach folgen Angebotsanfrage, Bestellung und Wareneingang.
Hubpläne und Dokumente
Die Konfigurationstabelle eines Hubplans liest das System regelbasiert aus dem PDF und ordnet sie dem Kran an der Anlage zu. Ergänzend gibt es einen Prototyp, der CAD-Hubpläne automatisiert überarbeitet.
Rechte und Datensicherung
Rechte je Bereich, eine private Dateiablage nur für angemeldete Nutzer und eine nächtliche Datensicherung mit Alarm bei Ausfall. Die Anmeldung mit zweitem Faktor ist vorbereitet.
Ansichten
So sieht die Plattform im Büro aus
Alle Ansichten zeigen Beispieldaten; Namen, Kennzeichen, Orte und Beträge sind erfunden. Die Beschriftungen wurden für diese Darstellung ins Deutsche übertragen.
KI im System
Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt
An mehreren Stellen nimmt KI Routinearbeit ab. Das Prinzip ist überall gleich: Die KI liest, versteht und bereitet vor – gespeichert wird erst nach Prüfung und nur im Rahmen der Rechte des Nutzers.
- Assistent für Anweisungen in Alltagssprache
- Aufgaben per Sprache: Person, Projekt und Termin werden erkannt
- Lagerbuchung per Sprache direkt am Regal
- Arbeitsnachweise und Tankbelege per Foto auslesen
- KI-Kosten werden je Nutzung erfasst und bleiben nachvollziehbar
Mitarbeiter-App: Schicht, Tankbeleg und Fahrzeug direkt vom Handy
Zuerst lief die Mitarbeiterseite als Web-App. Schlossen Mitarbeiter sie, brach die Standortübermittlung ab – deshalb haben wir eine eigene App für Android entwickelt. Sie wird direkt als Installationsdatei verteilt, Updates kommen ohne Neuinstallation aufs Handy. Die iOS-Version ist in Vorbereitung.
Was die App kann
- Schichtbeginn und -ende mit einem Tippen
- Standort etwa stündlich – und nur während der Schicht
- Fahrzeugübernahme per QR-Etikett
- Tankbeleg fotografieren, die KI liest ihn aus
- Wartung direkt am Fahrzeug erfassen
- Anträge auf Vorschuss und Urlaub, Störungen melden
- Push-Benachrichtigungen zu Nachrichten aus dem Büro und zum Stand von Anträgen
Kennzahlen
Der Umfang in Zahlen
Die Zahlen beschreiben Umfang und Datenbestand der Plattform. Eine Zeitersparnis haben wir nicht gemessen – deshalb nennen wir keine.
Technik und Betrieb
Die Plattform läuft im Browser, die Mitarbeiter-App unter Android. Dateien liegen in einer privaten Ablage, die nur angemeldete Nutzer erreichen; jede Nacht wird gesichert.
Eingesetzte Technik
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FAQ
Häufige Fragen
Lassen sich Tankkarten-Daten automatisch übernehmen?
Ja, wenn der Tankkarten-Anbieter eine Schnittstelle (API) anbietet. Im Kranbetrieb holen wir die Tankvorgänge zweier Anbieter automatisch ab und ordnen sie über das Kennzeichen dem richtigen Fahrzeug zu.
Kann eine Mitarbeiter-App ohne öffentlichen App-Store-Eintrag verteilt werden?
Unter Android ja. Die Mitarbeiter-App des Kranbetriebs wird direkt als Installationsdatei verteilt, und Updates kommen ohne Neuinstallation aufs Handy. Für iPhones ist eine Veröffentlichung über Apple nötig; diese bereiten wir gerade vor.
Kann die Software Abrechnungen in den Excel-Vorlagen unserer Auftraggeber erzeugen?
Ja. Die Leistungsabrechnung des Kranbetriebs entsteht exakt im Aufbau der zwei Vorlagen seiner Auftraggeber, und die Summe in der Excel-Datei stimmt auf den Cent mit der Summe im System überein.
Entscheidet die KI im System selbst?
Nein. Die KI schlägt vor, ein Mensch prüft und bestätigt; erst dann wird gespeichert, und zwar nur im Rahmen der Rechte des Nutzers. Jede KI-Nutzung wird mit ihren Kosten erfasst.
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