KI-Automatisierung
KI-Automatisierung für Unternehmen – Routinearbeit abgeben, Kontrolle behalten
KI-Automatisierung ist Software, die wiederkehrende Büroarbeit übernimmt und dabei mit künstlicher Intelligenz Belege liest, Daten zuordnet und Vorschläge macht. Wir entwickeln solche Abläufe passend zu Ihren Programmen und Vorlagen. Der Grundsatz: Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt. Nach einer kostenlosen Analyse erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden ein Festpreis-Angebot.
Was ist KI-Automatisierung?
Automatisierung gibt es in zwei Formen. Regelbasiert heißt: feste Regeln, immer dasselbe Ergebnis – etwa eine Abrechnung, die nach Ihrer Excel-Vorlage rechnet, oder Tankdaten, die per Schnittstelle (API) ins System fließen. KI-gestützt heißt: Die Software versteht Eingaben, die nicht sauber strukturiert sind – das Foto eines Belegs, eine Anweisung in Alltagssprache, ein Kamerabild.
Gute Lösungen verbinden beides: Die KI liest und ordnet zu, feste Regeln rechnen und prüfen. Wir setzen KI dort ein, wo Regeln allein nicht weiterkommen. Typische Anwendungsfälle zeigt unser Ratgeber KI-Automatisierung: Beispiele für kleine Unternehmen.
Ein Ablauf eignet sich, wenn …
- er sich regelmäßig wiederholt – täglich, wöchentlich oder zum Monatsende,
- Mitarbeiter Daten aus Belegen, PDFs oder E-Mails abtippen,
- das Ergebnis eine feste Form hat, etwa eine Excel-Vorlage oder einen Bericht,
- es eine klare Prüfregel gibt, wann ein Ergebnis stimmt,
- Ihre Programme eine Schnittstelle oder einen Export bieten.
Leistungsumfang
Was wir automatisieren
Belege und Dokumente auslesen
Tankbelege, Arbeitsnachweise und Verträge per Foto: Die KI überträgt die Angaben, ein Mensch prüft vor dem Speichern.
Praxis: Kranbetrieb, PlatzbuchBerichte nach Ihrer Vorlage
Abrechnungen und Berichte in Ihren eigenen Excel- und PDF-Vorlagen, auf den Cent nachgerechnet.
Praxis: Kranbetrieb, GutachtenSchnittstellen statt Abtippen
Tankkarten, Zahlungsanbieter, ERP-Systeme: Daten fließen automatisch und landen beim richtigen Fahrzeug, Kunden oder Vorgang.
Praxis: mehrere ProjekteKI-Assistent im System
Anweisungen in Alltagssprache: Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt. Die KI-Kosten werden je Nutzung erfasst.
Praxis: KranbetriebSprachsteuerung
Aufgaben anlegen oder Lagerbuchungen erfassen – per Sprache statt Tastatur, direkt am Regal oder unterwegs.
Praxis: Kranbetrieb, PlatzbuchVideo-KI vor Ort
Kameras lokal auswerten, Personen und Fahrzeuge erkennen, Clips in frei einstellbaren Zeitfenstern sichern, etwa außerhalb der Arbeitszeit – die Auswertung läuft vor Ort auf eigener Hardware, ohne Cloud-KI-Dienst.
Praxis: KranbetriebSocial-Media-Automatisierung
Redaktionsplan, Texte, Grafiken und Veröffentlichung; jeder Text wird vor dem Posten auf unbelegte Aussagen geprüft.
Praxis: eigene Pipeline, Gesundheitsblogweclapp-Sprachassistent
Gesprächsbericht einsprechen – daraus entstehen Notiz, Aufgabe und Wiedervorlage direkt in weclapp.
Demo verfügbar
Praxis
Was in unseren Projekten automatisch läuft
Beispiele aus einem Kran- und Schwerlastbetrieb und einem Sachverständigenbüro – jeweils mit dem Hinweis, wo KI arbeitet und wo bewusst feste Regeln.
Tankdaten: Schnittstelle und Belegfoto
Ein Kran- und Schwerlastbetrieb erhält die Tankvorgänge von zwei Tankkarten-Anbietern per Schnittstelle. Die Software ordnet jeden Vorgang über das Kennzeichen dem Fahrzeug zu und zeigt die Tankstelle auf der Karte. Belege fotografieren die Fahrer in der Mitarbeiter-App; die KI liest die Werte aus, der Fahrer prüft und sendet ab.
Monatsabrechnung exakt nach Vorlage
Die Leistungsabrechnung bildet die Excel-Vorlagen von zwei Auftraggebern 1:1 nach. Die Summe in der Excel-Datei stimmt auf den Cent mit der Summe im System überein. Hier rechnet bewusst keine KI, sondern feste Regeln – Abrechnungen müssen nachprüfbar sein. Wie das funktioniert, beschreibt der Ratgeber Excel-Abrechnungen automatisieren.
KI-Assistent in Alltagssprache
Im selben Betrieb geben Mitarbeiter Anweisungen in Alltagssprache; Aufgaben und Lagerbuchungen lassen sich auch per Sprache erfassen. Die KI bereitet den Vorgang vor, ein Mensch bestätigt ihn. Die KI-Kosten werden je Nutzung erfasst und bleiben so nachvollziehbar.
Gutachten: Kalkulation auf den Cent
Für ein Kfz-Sachverständigenbüro rechnet die Gutachten-Software nach dem Rechenblatt des Büros: 292 Bausteine, gegen einen Originalfall auf den Cent nachgerechnet. Ein KI-Assistent ist vorbereitet; er pseudonymisiert Namen, Kennzeichen und Fahrgestellnummern, bevor Daten an das KI-Modell gehen.
Wo der Mensch entscheidet
Was KI (noch) nicht gut kann – und wie wir damit umgehen
KI ist stark beim Lesen, Zuordnen und Formulieren, macht aber Fehler, die plausibel aussehen. Deshalb gilt bei uns: Die KI bereitet vor – bestätigt, gebucht, freigegeben und veröffentlicht wird von einem Menschen. Diese fünf Grenzen berücksichtigen wir von Anfang an.
| Grenze der KI | Was passieren kann | Wie wir damit umgehen |
|---|---|---|
| Exakt rechnen | Sprachmodelle können sich bei Beträgen und Summen verrechnen. | Beträge rechnen feste Regeln, nicht die KI – nachprüfbar auf den Cent. |
| Schlecht lesbare Vorlagen | Unscharfe Fotos oder zerknitterte Belege werden falsch gelesen. | Die erkannten Werte werden angezeigt und vor dem Absenden geprüft. |
| Erfundene Angaben | KI erzeugt Aussagen, die plausibel klingen, aber nicht stimmen. | In unserer Content-Pipeline wird jeder Text automatisch auf unbelegte Zahlen und Aussagen geprüft – mehr unter Social-Media-Automatisierung. |
| Seltene Sonderfälle | Ohne Beispiele fehlt der KI die Grundlage für eine richtige Entscheidung. | Sonderfälle planen wir als Prüfschritt für einen Menschen ein. |
| Datenschutz | Personenbezogene Daten gehen unbemerkt an externe KI-Dienste. | Lokale Auswertung, wo möglich – etwa bei der KI-Videoanalyse vor Ort –, sonst Pseudonymisierung vor der Übermittlung. |
Einordnung
Baukasten oder individuelle Lösung?
Werkzeuge wie Zapier, Make oder n8n verbinden verbreitete Dienste ohne Programmierung. Für viele einfache Abläufe reichen sie – wenn das bei Ihnen so ist, sagen wir es Ihnen in der Analyse.
| Kriterium | Baukasten (Zapier, Make, n8n) | Individuelle Lösung |
|---|---|---|
| Geeignet für | Standard-Verbindungen zwischen verbreiteten Diensten, etwa Formular → Tabelle → E-Mail | Abläufe mit eigenen Regeln, Vorlagen und Prüfschritten |
| Exakte Vorlagen | nur eingeschränkt | Excel- und PDF-Vorlagen 1:1, auf den Cent geprüft |
| Laufende Kosten | Abo, oft abhängig von der Zahl der Ausführungen | Hosting, Wartung und KI-Nutzung je Aufruf |
| Daten | laufen meist über die Server des Anbieters; n8n lässt sich auch selbst betreiben | Hosting nach Ihrer Wahl, auf Wunsch lokal im Unternehmen |
| Pflege | Sie pflegen die Abläufe selbst | Betreuung und Erweiterung auf Wunsch per Vertrag |
| Abhängigkeit | an den Baukasten-Anbieter gebunden | Quellcode gehört Ihnen |
Aufwand
Wovon der Aufwand einer Automatisierung abhängt
Wir nennen keine Pauschalpreise, weil zwei Abläufe selten gleich sind. Diese Faktoren bestimmen den Festpreis – ausführlich erklärt im Ratgeber App- und Software-Kosten.
| Faktor | Wirkung auf den Aufwand | So halten Sie ihn klein |
|---|---|---|
| Zahl der Vorlagen und Formate | Jedes Belegformat und jede Vorlage braucht eigene Regeln und Tests. | Mit dem häufigsten Dokument starten. |
| Qualität der Eingangsdaten | Gute Scans und Fotos lassen sich sicherer auslesen als zerknitterte Belege. | Echte Beispieldateien früh bereitstellen. |
| Schnittstellen | Mit einer API oder einem Export fließen Daten direkt; ohne braucht es Umwege. | Zugänge und Dokumentation Ihrer Programme klären. |
| Prüfschritte und Freigaben | Wer bestätigt was – und was passiert bei Abweichungen? | Verantwortliche und Regeln vorab festlegen. |
| KI-Nutzung | KI-Dienste werden je Aufruf abgerechnet; lokale Modelle brauchen eigene Hardware. | Klären, wo KI nötig ist und wo feste Regeln reichen. |
| Betrieb und Wartung | Programme und Vorlagen ändern sich, Automatisierungen müssen mitziehen. | Betreuung planbar über einen Vertrag regeln. |
Vorgehen
In vier Schritten zu Ihrer Software
Kostenlose Analyse
Sie schildern Ihren Ablauf, wir stellen die richtigen Fragen und zeigen, was sich automatisieren lässt.
Festpreis in 48 Stunden
Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit Leistungsumfang, Zeitplan und Festpreis.
Entwicklung in Etappen
Sie testen Zwischenstände früh und geben Feedback, bevor es teuer wird.
Übergabe und Betreuung
Einführung, Schulung, Quellcode-Übergabe – und auf Wunsch Wartung und Weiterentwicklung.
Weiterlesen
Projekte, Leistungen und Ratgeber
- Kran- und SchwerlastbetriebTankdaten, Belege und Abrechnung automatisch
- Kfz-SachverständigenbüroKalkulation auf den Cent nach Bürorechenblatt
- LeistungKI-Videoanalyse vor Ort, ohne Cloud-KI-Dienst
- LeistungSocial-Media-Automatisierung mit Faktenprüfung
- Leistungweclapp-Erweiterungen und Sprachassistent
- RatgeberKI-Automatisierung: Beispiele aus der Praxis
- RatgeberExcel-Abrechnungen automatisieren
FAQ
Häufige Fragen
Welche Prozesse kann ich mit KI automatisieren?
Am besten eignen sich wiederkehrende Abläufe, bei denen Daten aus Belegen, Dokumenten oder E-Mails abgetippt, zugeordnet oder in feste Vorlagen übertragen werden. Typische Beispiele sind Tankbelege, Arbeitsnachweise, Monatsabrechnungen und Datenabgleiche zwischen Programmen.
Brauche ich dafür neue Software, oder geht das mit meinen vorhandenen Programmen?
Oft geht es mit Ihren vorhandenen Programmen, wenn diese eine Schnittstelle (API) oder einen Datenexport bieten. Die Automatisierung ergänzt dann Ihr System, statt es zu ersetzen, etwa als Erweiterung für ein ERP wie weclapp.
Zapier, Make, n8n oder eine individuelle Lösung – was passt wann?
Ein Baukasten wie Zapier, Make oder n8n passt für einfache Verbindungen zwischen verbreiteten Diensten. Eine individuelle Lösung lohnt sich, wenn eigene Rechenregeln, exakte Vorlagen, Prüfschritte oder besondere Datenschutzanforderungen dazukommen.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Bevor etwas gespeichert, gebucht oder verschickt wird, prüft und bestätigt ein Mensch das Ergebnis der KI. Beträge und Summen rechnen feste Regeln, nicht die KI, damit sie nachprüfbar bleiben.
Wie rechne ich aus, ob sich eine Automatisierung lohnt?
Multiplizieren Sie die Zeit pro Vorgang mit der Zahl der Vorgänge im Monat und Ihrem internen Stundensatz – das ist der monatliche Aufwand, den die Automatisierung übernehmen kann. Diesen Wert vergleichen Sie mit dem Festpreis und den laufenden Kosten für Betrieb und KI-Nutzung.
Verlassen meine Daten dabei das Unternehmen?
Nicht zwingend: Kamerabilder werten wir zum Beispiel vor Ort auf eigener Hardware aus, ohne Cloud-KI-Dienst. Wo ein externer KI-Dienst nötig ist, lassen sich Namen und Kennzeichen vor der Übermittlung pseudonymisieren, und den Hosting-Standort legen wir mit Ihnen fest.
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