Individualsoftware oder Standardsoftware: eine Entscheidungshilfe für KMU

Was ist der Unterschied zwischen Individualsoftware und Standardsoftware?

Standardsoftware wird einmal entwickelt und an viele Unternehmen verkauft oder vermietet; Individualsoftware wird für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt und bildet dessen Abläufe, Begriffe und Regeln ab. Bei Standardsoftware passen Sie sich an das Programm an, bei Individualsoftware passt sich das Programm an Sie an.

Zwischen beiden liegt ein breites Feld: Viele Standardprogramme lassen sich einstellen, über Erweiterungen ergänzen oder per Schnittstelle mit eigener Software verbinden. Die Frage lautet deshalb selten „entweder – oder“, sondern: Welcher Teil Ihrer Abläufe ist Standard, und welcher ist so speziell, dass er eine eigene Lösung verdient?

Die 6 Kriterien für Ihre Entscheidung

Ob sich Individualsoftware lohnt, entscheiden vor allem sechs Kriterien: wie gut ein Standardprogramm Ihre Abläufe abdeckt, ob diese Abläufe ein Wettbewerbsvorteil sind, wie viele Systeme zusammenarbeiten müssen, wie sich die Kosten über die Jahre entwickeln, wie schnell Sie starten müssen und wie viel Abhängigkeit Sie akzeptieren.

Kriterium	Spricht für Standardsoftware	Spricht für Individualsoftware
1. Abdeckung Ihrer Abläufe	Die Kernabläufe funktionieren ohne Umwege, Abweichungen sind Kleinigkeiten.	Wichtige Abläufe laufen neben dem Programm in Excel, auf Papier oder per E-Mail.
2. Wettbewerbsvorteil	Der Ablauf ist überall gleich, etwa Buchhaltung oder Lohn.	Ihre Arbeitsweise unterscheidet Sie vom Wettbewerb.
3. Schnittstellen	Wenige Systeme, fertige Anbindungen sind vorhanden.	Viele Systeme oder Branchendienste müssen verbunden werden, für die es keine fertige Anbindung gibt.
4. Kosten über die Jahre	Wenige Nutzer, die Lizenzgebühren bleiben überschaubar.	Viele Nutzer oder Zusatzmodule lassen die Lizenzgebühren Jahr für Jahr wachsen.
5. Zeit bis zum Start	Sie brauchen kurzfristig eine Lösung.	Sie können in Etappen starten und den wichtigsten Bereich zuerst nutzen.
6. Abhängigkeit und Kontrolle	Der Anbieter soll Wartung, Updates und gesetzliche Änderungen übernehmen.	Sie wollen Daten, Funktionen und Weiterentwicklung selbst bestimmen.

1. Wie gut deckt Standardsoftware Ihre Abläufe ab?

Das wichtigste Kriterium ist, wie viel Ihrer täglichen Arbeit ein Standardprogramm ohne Umwege abbildet. Ein deutliches Warnsignal sind Nebenlisten: Wenn Mitarbeiter neben dem Programm Excel-Tabellen führen, Daten doppelt eintippen oder Fristen auf Zetteln notieren, fehlt dem Programm etwas Wesentliches. Machen Sie die Probe: Spielen Sie Ihre drei häufigsten Abläufe in einer Testversion vollständig durch, einschließlich der Sonderfälle, die Ihr Team kennt.

2. Sind Ihre Abläufe ein Wettbewerbsvorteil?

Wo Sie sich nicht vom Wettbewerb unterscheiden, ist Standardsoftware fast immer die bessere Wahl. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung oder E-Mail selbst entwickeln zu lassen, lohnt sich für ein mittelständisches Unternehmen praktisch nie – in diesen Produkten stecken gesetzliche Vorgaben und jahrelange Pflege. Anders ist es bei dem, was Ihr Unternehmen besonders macht: eine eigene Kalkulationsmethode, ein besonderer Service, eine ungewöhnliche Disposition. Diese Abläufe in ein Programm für alle zu pressen, kann genau den Vorsprung kosten, den Sie haben.

3. Wie viele Systeme müssen zusammenarbeiten?

Je mehr Programme, Dienstleister und Datenquellen beteiligt sind, desto wichtiger werden Schnittstellen (APIs), also die technischen Verbindungen zwischen Systemen. Viele Standardprogramme bieten fertige Anbindungen an verbreitete Dienste. Fehlen sie für Ihre Branchendienste oder für die Vorgaben Ihrer Auftraggeber, kann eine eigene Lösung oder eine individuelle Erweiterung die Lücke schließen.

4. Wie entwickeln sich die Kosten über die Jahre?

Standardsoftware kostet wenig am Anfang, dafür laufende Lizenzgebühren, die meist mit der Zahl der Nutzer und Module steigen. Individualsoftware kostet einmalig mehr, danach fallen vor allem Hosting und Wartung an. Vergleichen Sie deshalb über mehrere Jahre und rechnen Sie bei der Standardsoftware auch Einrichtung, Zusatzmodule und die Arbeitszeit für Umwege mit ein – bei der Individualsoftware Wartung und Weiterentwicklung.

5. Wie schnell müssen Sie starten?

Standardsoftware ist sofort verfügbar; Einrichtung und Schulung brauchen trotzdem Zeit. Individualsoftware braucht Entwicklungszeit, lässt sich aber in Etappen einführen: Der wichtigste Bereich geht zuerst in Betrieb, weitere folgen. Wenn Sie kurzfristig eine Lösung brauchen, kann ein Standardprogramm als Übergang sinnvoll sein – vorausgesetzt, Sie können Ihre Daten später vollständig exportieren.

6. Wie viel Abhängigkeit akzeptieren Sie?

Bei Standardsoftware hängen Sie vom Anbieter ab: von seinen Preisen, seiner Produktplanung und davon, ob es das Produkt in einigen Jahren noch gibt. Dafür übernimmt er Wartung und Updates. Bei Individualsoftware tragen Sie die Verantwortung für die Weiterentwicklung selbst, bestimmen aber auch, was passiert. Wichtig ist dann, dass Sie Quellcode und Nutzungsrechte erhalten, damit Sie nicht vom Entwickler abhängig werden.

Der Mittelweg: Standardsoftware erweitern statt ersetzen

Statt ein Standardprogramm komplett abzulösen, können Sie es behalten und nur die fehlenden Funktionen individuell ergänzen. Das ist oft der wirtschaftlichste Weg, wenn das Programm die Grundlagen gut abdeckt – Buchhaltung, Belege, Stammdaten – und nur an einzelnen Stellen Umwege erzwingt.

Voraussetzung ist eine dokumentierte Schnittstelle. Das cloudbasierte ERP-System weclapp bietet eine solche REST-Schnittstelle. Für weclapp-Nutzer haben wir drei Erweiterungen als Produkt-Demos entwickelt, die zeigen, wie dieser Mittelweg aussehen kann:

• Kundenakte: Eine Browser-Erweiterung zeigt neben dem Kunden in weclapp auf einen Blick offene Angebote, überfällige Rechnungen, eine Zeitachse aller Vorgänge, Ansprechpartner und offene Aufgaben – gedacht für die Sekunden vor einem Telefonat. Sie liest nur, kommt ohne eigenen Server aus, und jeder Mitarbeiter sieht genau die Kunden, die seine weclapp-Rolle ohnehin freigibt.
• Nutzungsinventar: Ein Werkzeug liest über die Schnittstelle aus, welche Module ein weclapp-Konto tatsächlich nutzt. So lässt sich vor einer Entscheidung messen statt vermuten: Was wird gebraucht, was liegt brach, wo entstehen Umwege?
• Sprachassistent: Ein Gesprächsbericht wird eingesprochen und landet als Notiz, Aufgabe und Wiedervorlage in weclapp – ohne Abtippen nach dem Kundentermin.

Der Vorteil: Buchhaltung, Belege und gesetzliche Vorgaben bleiben beim bewährten Standardprogramm, und die Erweiterung schließt genau die Lücke im Alltag. Mehr dazu unter weclapp-Erweiterung entwickeln lassen.

Der Mittelweg stößt an Grenzen, wenn das Standardprogramm keine oder nur eine stark eingeschränkte Schnittstelle bietet, wenn die fehlenden Funktionen den Kern Ihres Geschäfts betreffen oder wenn so viele Erweiterungen nötig wären, dass am Ende zwei Systeme gepflegt werden müssen. Prüfen Sie deshalb vorab drei Dinge: Lassen sich alle benötigten Daten über die Schnittstelle lesen und schreiben? Erlaubt der Hersteller Erweiterungen ausdrücklich, etwa über einen eigenen Store? Und bleiben die Erweiterungen überschaubar, oder wächst daneben schleichend eine zweite Software heran?

Praxisbeispiele: Warum zwei Betriebe eigene Software entwickeln ließen

In beiden Beispielen bildete kein Standardprogramm die Kernabläufe ohne Umwege ab – und in beiden blieben Teile wie die Buchhaltung oder die Vorlagen der Auftraggeber trotzdem beim Standard.

Gutachten-Software für ein Sachverständigenbüro

Für Kfz-Gutachter gibt es etablierte Standardprogramme. Das Kfz-Sachverständigenbüro, für das wir entwickelt haben, bewertet aber zwei sehr unterschiedliche Objektarten – Kraftfahrzeuge sowie Fliegende Bauten und Schaustellereinrichtungen – jeweils mit eigenen Formularen, Rechenblättern und Textvorlagen. Grundlage der Entwicklung war ein 38-seitiges Lastenheft des Büros.

Entstanden ist eine Software mit zwei getrennten Gutachten-Bereichen, einer Kalkulation nach dem Rechenblatt des Büros aus 292 Bausteinen, die gegen einen Originalfall auf den Cent nachgerechnet wurde, und einem Gutachten-PDF, das Deckblatt und Briefkopf der Bürovorlage nachbildet. Dazu kommen ein offline-fähiges Desktop-Programm, ein Web-Zugang und eine Kunden-App für Schadensmeldungen. Die Buchhaltung bleibt beim Standard: Rechnungen lassen sich als DATEV-Datei exportieren. Die Software ist beim Büro in der Einführung. Mehr in der Fallstudie Gutachten-Software.

Betriebsplattform für einen Kran- und Schwerlastbetrieb

In einem Kran- und Schwerlastbetrieb waren die Verfügbarkeiten der Krane über mehrere Excel-Listen verteilt, abgelaufene Prüffristen und Zertifikate fielen zu spät auf, und die Monatsabrechnung nach den Excel-Vorlagen der Auftraggeber war aufwendig. Hubpläne und Dokumente lagen verteilt auf WhatsApp, E-Mail und privaten Handys.

Standardprogramme gibt es für einzelne Teile wie Fuhrpark oder Lager. Gefragt war aber ein System, in dem Disposition, Werkstatt, Lager und Abrechnung mit denselben Daten arbeiten. Entstanden ist eine Plattform mit 24 Bereichen von der Einsatzplanung bis zur Leistungsabrechnung, dazu eine Mitarbeiter-App. Die Leistungsabrechnung bildet die zwei Excel-Vorlagen der Auftraggeber 1:1 nach, und die Summe stimmt centgenau mit der Anzeige im System überein. Tankvorgänge kommen per Schnittstelle von zwei Tankkarten-Anbietern. Die Plattform ist im täglichen Betrieb. Mehr in der Fallstudie zur Betriebsplattform für einen Kranbetrieb.

Typische Fehler bei der Entscheidung

Typische Fehler entstehen, wenn nur der Anschaffungspreis verglichen wird oder wenn die Entscheidung fällt, bevor die eigenen Abläufe aufgeschrieben sind. Achten Sie besonders auf diese Punkte:

• Nur Lizenz gegen Entwicklungspreis vergleichen: Arbeitszeit für Umwege, Zusatzmodule, Anpassungen und wachsende Nutzerzahlen gehören in die Rechnung – auf beiden Seiten auch Wartung und Hosting.
• Alles neu bauen wollen: Wer auch Buchhaltung oder Lohn selbst entwickeln lässt, bezahlt für Dinge, die Standardprogramme seit Jahren zuverlässig erledigen.
• Standardsoftware bis zur Unkenntlichkeit anpassen: Tiefe Eingriffe machen jedes Hersteller-Update zum Risiko und können mehr kosten als eine saubere Erweiterung.
• Abläufe nicht vorher aufschreiben: Ohne Beschreibung der eigenen Abläufe lässt sich weder eine Standardsoftware sinnvoll testen noch eine Eigenentwicklung verlässlich anbieten.
• Die Nutzer nicht fragen: Wer täglich mit der Software arbeitet, kennt die Sonderfälle. Entscheidet nur die Geschäftsführung, tauchen sie erst im Betrieb auf.
• Datenübernahme vergessen: Ob Standard oder individuell – alte Daten müssen bereinigt und übernommen werden. Planen Sie das von Anfang an ein.
• Rechte am Code nicht regeln: Bei Individualsoftware gehört in den Vertrag, dass Sie den Quellcode und die nötigen Nutzungsrechte erhalten. Sonst tauschen Sie die Abhängigkeit vom Softwarehersteller nur gegen die Abhängigkeit vom Entwickler.

Wenn Ihre Abläufe für eine eigene Lösung sprechen, lesen Sie unter Software entwickeln lassen, wie wir vorgehen – von der kostenlosen Analyse bis zum Festpreis-Angebot.

Häufige Fragen

Ist Individualsoftware immer teurer?

In der Anschaffung meist ja, über mehrere Jahre nicht unbedingt. Standardsoftware verursacht laufende Lizenzgebühren, die mit Nutzern und Modulen steigen, während bei Individualsoftware nach der Entwicklung vor allem Hosting und Wartung anfallen.

Kann man Standardsoftware erweitern statt ersetzen?

Ja, wenn das Programm eine dokumentierte Schnittstelle bietet. Dann ergänzt eine individuelle Erweiterung genau die fehlenden Funktionen, während Buchhaltung, Belege und Updates beim Hersteller bleiben.

Wem gehört Individualsoftware?

Welche Rechte Sie erhalten, regelt der Entwicklungsvertrag. Achten Sie darauf, dass Sie mit der Übergabe den Quellcode und die vereinbarten Nutzungsrechte bekommen; bei uns gehört beides zur Übergabe.